Responsable y encargado
Su negocio es el responsable del tratamiento de los datos de sus clientes. Kairox actúa como encargado del tratamiento y solo trata esos datos siguiendo sus instrucciones.
Antes de empezar firmamos con usted un contrato de encargo del tratamiento, conforme al artículo 28 del RGPD: qué datos se tratan y para qué, la confidencialidad, las medidas de seguridad, los subencargados, el aviso en caso de brecha y la devolución o supresión de los datos al terminar. Si desea revisarlo antes de contratar, pídanoslo en hola@kairoxdigital.es.
Roles, permisos y accesos
Cada persona de su negocio entra con su propia cuenta y uno de estos roles: titular, administración o equipo. Cada módulo define qué puede leer y qué puede escribir cada rol; por ejemplo, el equipo cobra pero no hace devoluciones.
Las invitaciones llegan por correo con un enlace de un solo uso, y cambiar el correo o la contraseña pide la contraseña actual. Hoy el panel no tiene verificación en dos pasos.
El registro de actividad deja constancia de quién hizo qué en el negocio: ventas, devoluciones, caja, stock, correcciones de fichajes, exportaciones y acciones del agente de IA. No se puede editar ni borrar.
Aislamiento entre negocios
Los datos de cada negocio están aislados en la base de datos con seguridad por fila: los datos de un negocio no se ven desde otro.
Los registros técnicos del sistema no guardan datos personales.
Dónde están los datos
El servidor está en España y los modelos de inteligencia artificial de Google se ejecutan en la multirregión de la Unión Europea.
Algunos proveedores, como Meta para WhatsApp, pueden tratar parte de los datos fuera del Espacio Económico Europeo; esas transferencias se amparan en decisiones de adecuación o en cláusulas contractuales tipo. La lista completa de proveedores y subencargados está en la política de privacidad.
Datos de salud
En veterinaria, fisioterapia y psicología, la historia clínica solo la ven el titular y los profesionales, y cada acceso queda registrado. Las anotaciones no se editan: una corrección es una entrada nueva.
Una ficha con historia clínica de salud no se puede borrar hasta que vence su plazo de conservación (5 años desde el último alta). La información para sus pacientes está en la política de privacidad para pacientes y clientes finales.
Uso de la inteligencia artificial
La IA no escribe en la base de datos por su cuenta: solo usa herramientas con permisos, un nivel de riesgo y rastro de cada acción. El agente de gestión no toca historias clínicas, precios ni configuración, y lo que envía algo o cambia datos espera la aprobación de una persona.
Los datos de sus clientes no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni nuestros ni de terceros.
La recepcionista se presenta como asistente virtual y avisa de la grabación al empezar cada llamada, como exige el Reglamento europeo de Inteligencia Artificial. En WhatsApp, el primer mensaje de cada conversación lleva el aviso de privacidad. Nunca confirma ni niega que alguien sea cliente.
Siempre hay una persona detrás
Cuando una consulta lo necesita, la recepcionista pasa la llamada a su equipo según sus reglas, o deja una petición de llamada si no hay a quién pasarla. En WhatsApp, su equipo puede pausar al agente y contestar en cualquier momento.
El servicio no presta asesoramiento médico ni veterinario. Ante una urgencia con riesgo vital indica llamar al 112.
Conservación y supresión
Borrar la ficha de un cliente borra sus llamadas, grabaciones, mensajes y avisos pendientes, salvo lo que la ley obliga a conservar, como la historia clínica de salud.
Las grabaciones de llamadas de una persona identificada se conservan con su ficha; las de llamadas sin nadie identificado se borran enteras al vencer el plazo.
No hay permanencia. Cuando termina el servicio, le devolvemos o suprimimos los datos según nos indique, como establece el contrato de encargo.
Otras medidas
Comunicaciones cifradas en tránsito. Acceso a los datos limitado a las personas de Kairox que lo necesitan para prestar el servicio.
Si detectamos una brecha de seguridad que afecte a sus datos, le avisamos sin demora para que pueda cumplir sus propias obligaciones.
Ningún sistema es invulnerable, así que no le prometemos una seguridad absoluta: le contamos lo que hacemos. Para cualquier duda, escríbanos a hola@kairoxdigital.es.
Última actualización: 31 de octubre de 2026
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